Se puede ganar dinero y no tenerlo. Explicamos de dónde sale la diferencia entre beneficio y caja, y qué mirar para anticiparla.
La conversación de siempre
La asesoría dice que el año va bien: hay beneficio. El gerente mira el banco y no lo ve por ningún lado. Los dos tienen razón, y la explicación de por qué es una de las cosas más útiles que puede entender quien lleva un negocio.
Ganar dinero y tener dinero son cosas distintas. La contabilidad mide lo primero; el banco, lo segundo. Y entre ambos hay un desfase que, si se descontrola, es la causa más frecuente de que empresas rentables tengan problemas serios.
De dónde sale la diferencia
Lo que ha facturado pero no ha cobrado
Cuando emite una factura, esa venta ya cuenta como ingreso y ya paga impuestos, aunque el cliente le pague a 90 días. Si su facturación crece, crece también el dinero que tiene atrapado en facturas pendientes.
Es la paradoja del crecimiento: cuanto mejor va, más caja necesita. Una empresa que dobla ventas con cobro a 90 días necesita financiar tres meses de esa facturación adicional antes de ver un euro.
Lo que ha comprado y todavía tiene en el almacén
El stock es dinero pagado que aún no ha vuelto. En la cuenta de resultados no aparece como gasto hasta que se vende; en el banco, salió el día que se pagó al proveedor.
Las inversiones
Una furgoneta de 30.000 € sale íntegra del banco, pero en el resultado aparece repartida en varios años como amortización. El primer año, el impacto en caja es diez veces mayor que el impacto en beneficio.
Los préstamos
La cuota que paga cada mes tiene dos partes. Los intereses son gasto y restan del resultado; la amortización del principal no es gasto, pero sale del banco igual. Es dinero que se va sin que la cuenta de resultados se entere.
El IVA
El IVA que cobra a sus clientes no es suyo: está de paso. Si lo trata como ingreso, el día 20 de cada trimestre se lleva una sorpresa. Es el error de tesorería más común en empresas pequeñas.
Un ejemplo
Una empresa factura 300.000 € en el año y tiene 250.000 € de gastos. Beneficio: 50.000 €. Sobre el papel, buen año.
Ahora la caja:
- De esos 300.000 €, tiene 60.000 € aún sin cobrar
- Compró 20.000 € de existencias que siguen en el almacén
- Pagó 25.000 € por una máquina que se amortiza en cinco años (5.000 € al año en resultado)
- Amortizó 12.000 € de principal de un préstamo
Resultado: 50.000 € de beneficio y una caja que ha bajado. Con impuestos aún por pagar sobre esos 50.000 €.
No hay ningún error contable. Es simplemente que crecer, invertir y financiar clientes consume dinero.
Qué mirar cada mes
El saldo de clientes y su antigüedad. No el total, sino cuánto lleva vencido. Una deuda de 30 días es normal; una de 120 es un problema que empeora solo.
El periodo medio de cobro. Cuánto tarda de media en cobrar una factura. Si sube dos meses seguidos, está financiando a sus clientes sin haberlo decidido.
El calendario de las próximas cuatro semanas. Qué entra y qué sale. Es la previsión más simple que existe y la que más disgustos evita.
Los vencimientos de impuestos. IVA trimestral, retenciones, pagos fraccionados, Sociedades. Son cantidades grandes en fechas fijas, así que no hay excusa para que sorprendan.
El fondo de maniobra. Lo que tiene a corto plazo menos lo que debe a corto plazo. Si es negativo, está pagando el día a día con dinero que debería estar cubriendo otra cosa.
Qué hacer si el desfase se está abriendo
Facture antes. Muchas empresas dejan pasar días entre entregar el trabajo y emitir la factura. Ese retraso se suma íntegro al plazo de cobro.
Reclame pronto y sin drama. La primera llamada a los tres días del vencimiento es una gestión normal. A los tres meses ya es una negociación.
Revise sus condiciones de cobro. Si sus clientes le pagan a 90 y usted paga a 30, está financiando la cadena entera con su dinero.
Separe el IVA. Algunas empresas apartan el IVA cobrado en otra cuenta. Parece exagerado hasta el primer trimestre en que se agradece.
No confunda un problema de caja con uno de rentabilidad. Se arreglan de formas distintas: uno con financiación o gestión de cobros, el otro con precios o costes. Confundirlos lleva a tomar la medida equivocada.
Verlo sin esperar al cierre
El problema de la tesorería es que se ve tarde. Cuando la asesoría cierra el mes y manda el informe, la información ya tiene semanas.
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