Una rutina corta de comprobación antes de presentar el modelo 303, con los cinco errores que más veces obligan a rectificar.
El problema de presentar sin mirar
El modelo 303 se presenta cuatro veces al año, y en la mayoría de las empresas el proceso es el mismo: la asesoría lo prepara, lo manda, y el cliente lo firma sin más comprobación que ver el importe final y resoplar.
Eso funciona hasta que no funciona. Una factura de compra que se quedó sin contabilizar, un tipo de IVA mal aplicado o una operación intracomunitaria sin identificar aparecen luego en forma de rectificación, requerimiento o —en el peor caso— sanción.
La comprobación previa no exige ser contable. Son cinco cifras y unas cuantas preguntas, y con la contabilidad al día se hace en diez minutos.
Los cinco números que hay que mirar
1. IVA repercutido: ¿cuadra con lo que ha facturado?
Sume su facturación del trimestre y aplique el tipo que corresponda. El resultado debería parecerse mucho al IVA repercutido de la liquidación.
Si no cuadra, las causas habituales son: facturas emitidas en borrador que no han entrado, alguna operación exenta o con inversión del sujeto pasivo, o una factura rectificativa que descuadra el cálculo rápido. Todas tienen explicación, pero conviene conocerla antes de presentar, no después.
2. IVA soportado: ¿están todas las compras?
Este es el error que más dinero cuesta, porque el IVA que no se deduce se pierde. Las facturas que llegan por correo electrónico y nadie reenvía a la asesoría son la fuga más común.
Compare el número de facturas de compra del trimestre con el del trimestre anterior. Si han bajado sin que haya bajado la actividad, falta algo.
3. Facturas en borrador
Cualquier documento que siga en estado borrador no entra en la liquidación. Es la primera comprobación que conviene hacer, y la más rápida: si hay borradores con fecha del trimestre, o se contabilizan o se eliminan, pero no se dejan ahí.
4. Tipos de IVA aplicados
Revise que no haya operaciones con un tipo que no corresponda a su actividad. Un 10% donde debía ir un 21% se detecta fácil mirando el desglose por tipo, y es de los errores que la AEAT cruza automáticamente.
5. Operaciones intracomunitarias
Si compra o vende fuera de España dentro de la UE, esas operaciones tienen su propia casilla y su propio modelo (el 349). Compruebe que están identificadas como tales y que el NIF del cliente o proveedor está dado de alta en el VIES. Una operación intracomunitaria mal marcada descuadra dos modelos a la vez.
Los errores que obligan a rectificar
Contabilizar la factura en el trimestre equivocado. El criterio general es la fecha de la factura, no la de pago ni la de recepción. Una factura de marzo que llega en abril va al primer trimestre.
Deducir IVA de gastos que no lo admiten. Atenciones a clientes, algunos gastos de representación y ciertos vehículos tienen limitaciones. Es una de las comprobaciones favoritas en inspección.
Olvidar el prorrateo si hay actividad exenta. Si parte de su actividad está exenta de IVA, no puede deducirse todo el soportado. La regla de prorrata existe justo para eso.
No cuadrar el 303 con el 390 anual. La suma de los cuatro trimestres tiene que dar el resumen anual. Si no da, la diferencia aparece en enero y hay que explicarla.
Presentar sin mirar el resultado del trimestre anterior. Si venía una cuota a compensar, tiene que estar aplicada. Se olvida más de lo que parece.
Cuándo hay que presentarlo
El plazo general del modelo 303 trimestral es del 1 al 20 del mes siguiente al fin del trimestre: abril, julio, octubre y enero. Si el resultado sale a ingresar y quiere domiciliar el pago, el plazo se acorta al día 15.
El cuarto trimestre se presenta en enero junto con el modelo 390, el resumen anual. Conviene tener la revisión hecha antes de esa fecha, porque en enero se acumulan varios modelos.
Estas fechas pueden variar si caen en fin de semana o festivo, y la AEAT publica cada año su calendario oficial. Merece la pena consultarlo en lugar de fiarse de la memoria.
Hágalo antes, no después
La diferencia entre revisar el día 5 y revisar el día 19 es que en el primer caso hay margen para corregir y en el segundo no. Si encuentra una factura sin contabilizar el día 5, entra en la liquidación; si la encuentra el 21, toca complementaria.
Marque en el calendario los días 5 de abril, julio, octubre y enero. Media hora esos cuatro días al año evita la mayoría de los sustos.
Preguntarlo directamente
Con Qbaloo puede pedirle a su contabilidad el resumen del IVA del trimestre —repercutido, soportado y resultado— junto con los asientos que lo componen, sin entrar a buscar informes. Conecte su Odoo y pruebe antes del próximo trimestre.
Este artículo tiene carácter divulgativo y no sustituye al asesoramiento de un profesional. Las obligaciones concretas de cada empresa dependen de su actividad y su régimen fiscal.
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