Su ERP tiene las respuestas, pero sacarlas exige informes, filtros y tiempo. Repasamos las preguntas que toda pyme se hace y por qué cuesta tanto responderlas.
El dato está ahí; el problema es llegar a él
Si su empresa lleva la contabilidad en un ERP, prácticamente todo lo que necesita saber sobre su negocio ya está registrado. Cada factura emitida, cada compra, cada cobro y cada vencimiento están en la base de datos desde el momento en que alguien los apuntó.
Y sin embargo, cuando surge la pregunta —qué tal va el trimestre, quién me debe dinero, cuánto voy a pagar de IVA— la respuesta no llega sola. Hay que entrar, elegir el informe adecuado, acordarse de los filtros, ajustar las fechas y muchas veces exportar a una hoja de cálculo para cruzar dos cosas que el programa no cruza por su cuenta.
El resultado práctico es que la mayoría de las empresas mira sus números cuando toca presentar un modelo, no cuando toma decisiones. Y esas son dos cosas muy distintas.
Facturación y ventas
1. ¿Cómo va la facturación este trimestre comparada con el mismo trimestre del año pasado?
La comparativa interanual es la única que dice algo. Facturar 80.000 € en un trimestre no significa nada hasta que se sabe si el año pasado fueron 60.000 o 120.000.
2. ¿Qué meses del año concentran mi facturación?
Casi todos los negocios tienen estacionalidad, pero pocos la tienen medida. Saber que agosto siempre cae un 40% cambia cómo se planifica la tesorería de septiembre.
3. ¿Cuál es mi ticket medio y cómo ha evolucionado?
Si sube la facturación pero baja el ticket medio, está trabajando más para ganar lo mismo. Es un dato que rara vez se mira y que explica muchas sensaciones de "vamos a tope pero no se nota".
4. ¿Qué clientes han bajado respecto al año pasado?
Es más barato recuperar un cliente que se está enfriando que captar uno nuevo, pero solo si se detecta a tiempo. La lista de los que más facturan la sabe cualquiera; la de los que están cayendo, casi nadie.
5. ¿Qué peso tiene mi mayor cliente sobre el total?
Si un solo cliente supone el 40% de sus ingresos, no tiene un cliente: tiene un riesgo. Conviene saber el número exacto.
Cobros y tesorería
6. ¿Qué facturas tengo pendientes de cobro ahora mismo?
No el total, sino el desglose: cuánto lleva vencido cada importe y de quién.
7. ¿Cuánto de eso lleva más de 90 días vencido?
La antigüedad de la deuda es lo que separa un retraso normal de un impago. A partir de cierto punto, la probabilidad de cobrar cae en picado.
8. ¿Qué clientes me pagan sistemáticamente tarde?
No el que va tarde este mes, sino el que va tarde siempre. Ese patrón está en los datos, pero nadie lo calcula porque exige comparar fecha de vencimiento con fecha de cobro factura a factura.
9. ¿Qué me vence esta semana, por cobrar y por pagar?
La pregunta más práctica de todas y la que peor responden los ERP, porque exige mirar dos sitios distintos y restar.
10. ¿Por qué mi resultado dice una cosa y mi banco otra?
La diferencia entre beneficio y caja es la que hace que empresas rentables tengan problemas de liquidez. Explicarla requiere cruzar resultado con cobros pendientes, pagos pendientes e inversiones.
Impuestos y obligaciones
11. ¿Cuánto voy a pagar de IVA este trimestre?
Antes de presentar el 303, no después. Con margen para revisar si hay algo raro.
12. ¿Hay facturas sin contabilizar que afecten a la liquidación?
Las facturas en borrador son la causa más común de sorpresas de última hora.
13. ¿Qué proveedores superan los 3.005,06 € este año?
El umbral del modelo 347. Detectarlo en octubre da margen; detectarlo en febrero, no.
14. ¿Tengo operaciones intracomunitarias que declarar?
Y si las tengo, ¿están bien identificadas con su VIES?
15. ¿Qué retenciones he practicado este trimestre?
Alquileres, profesionales, trabajo. Cada una a su modelo.
Compras y márgenes
16. ¿Cuánto le debo a mis proveedores y cuándo vence?
17. ¿Qué proveedores me han subido precios este año?
La inflación no llega igual a todas las partidas. Verlo por proveedor permite negociar con datos.
18. ¿Cuál es mi margen real, después de todo?
No el margen comercial, sino lo que queda cuando se restan las compras, los gastos de estructura y lo que se ha quedado sin cobrar.
19. ¿En qué gasto más de lo que creo?
Las partidas que crecen poco a poco son las que pasan desapercibidas. Comparar cada cuenta de gasto con el año anterior las saca a la luz.
20. ¿Qué ha cambiado desde el mes pasado que debería mirar?
La pregunta que resume todas las demás, y la única que ningún informe estándar responde, porque exige saber qué es normal en su negocio para detectar lo que no lo es.
Por qué el ERP no las responde
No es un defecto del programa. Un ERP está diseñado para registrar operaciones con precisión contable y para producir los documentos que exige la normativa. Eso lo hace bien, y no es poco.
Lo que no hace es anticipar la pregunta. Cada una de las veinte anteriores existe en los datos, pero se llega a ella por un camino distinto: unas están en un informe, otras exigen cruzar dos, y varias no salen de ninguno sin pasar por una hoja de cálculo.
A eso se añade un problema de acceso: quien tiene las preguntas —el gerente, el dueño del negocio— rara vez es quien sabe manejar los informes. Y quien sabe manejarlos —la asesoría, el administrativo— tiene otras cosas que hacer que responder consultas puntuales.
Qué hacer mientras tanto
Sin cambiar de herramienta, hay tres cosas que ayudan:
Fijar un día al mes. Media hora, siempre el mismo día, para mirar cuatro o cinco cifras. La regularidad importa más que la profundidad.
Contabilizar al día. Las preguntas solo tienen respuesta útil si los datos están al corriente. Una contabilidad con dos meses de retraso no responde nada.
Pedir a su asesoría lo que necesita, no lo que le dan. Muchos despachos preparan informes estándar porque nadie les ha dicho qué mira de verdad su cliente. Decírselo suele bastar.
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